El Protocolo Familiar como un proceso

Articulo elaborado por Marcelo Codas

Cuando una familia se acerca a un consultor en relación al Protocolo Familiar, hace varias preguntas, pero una de ellas es la que nunca falta: ¿En cuánto tiempo tendremos el Protocolo? Esta pregunta denota una cierta urgencia de la familia de contar con un Protocolo debido fundamentalmente a la creencia que éste será como una especie de medicamento que una vez consumido nos sanará de una dolencia.

En nuestra opinión, esta cuestión no es de las más importantes en relación al Protocolo. Lo más importante, estimamos, es que el Protocolo sea una herramienta para que la familia se siente a conversar de esos temas de los que en general no se habla, fundamentalmente por temor a que se generen discusiones. Como dice una familia: hay temas que no se tocan por la paz familiar.

El protocolo familiar es una reglamentación escrita, lo más completa y detallada posible, suscripta por los miembros de una familia y socios de una empresa, que actúa como un mecanismo preventivo de conflictos, según señala María José Reyes López. El término Protocolo Familiar fue acuñado por Miguel Angel Gallo y John Ward y su aparición se produjo a comienzo de la década de los noventa.

Conversando con miembros de empresas familiares que cuentan con un Protocolo Familiar hay algunos que comentan cosas tales como: Nuestro Protocolo está guardado en un cajón, desde que lo terminamos nunca más lo vimos ni lo utilizamos.

En estos casos la debilidad no está dada en el Protocolo en sí mismo, sino en la forma en que se trabajó para su elaboración. Sobre el particular, consideramos fundamental dar mucha importancia al proceso. Ello depende, fundamentalmente, del consultor al cual recurre la familia para esta tarea y de la forma que tiene el mismo de realizar la consultoría.

En este sentido, en la consultoría de proceso si bien es importante el producto, también es importante el proceso. En este sentido, se dice: tan importante como la llegada es el viaje. Y esto es así porque es en ese “viaje” donde la familia conversa de muchos temas de los que no da gusto hablar pero que se debe hacerlo y al abordarlos la relación se enriquece y se llegan a acuerdos que permiten apuntar a tratar de evitar conflictos en el futuro o si éstos se dan tener un sistema para manejarlos.

Al utilizar la consultoría de proceso el Protocolo lo hace la familia y el consultor cumple el rol de facilitador de esta tarea. En consecuencia, el Protocolo es una obra de la familia, quien, por ello, al sentirla suya, lo valora mucho más.

El proceso de la elaboración del Protocolo tiene, fundamentalmente, tres etapas. La primera es la de diagnóstico, que lleva adelante la familia con la ayuda del consultor y tiene por objeto evaluar la situación en la que se encuentra la empresa y la relación de la familia con ésta. Se definen cuáles son las necesidades más urgentes, para empezar el trabajo a partir de ellas.

Luego, se pasa a la segunda etapa. Esta consiste específicamente en la elaboración del documento y participan en ella todos los miembros de la familia aportando sus ideas, conforme se mencionó anteriormente Esta etapa concluye con la suscripción del Protocolo Familiar por todos los miembros de la familia. La tercera etapa es la de implementación del Protocolo Familiar. Esta consiste en la incorporación del documento a la vida de la familia y de la empresa.

Para elaborar el Protocolo, es muy importante el involucramiento de toda la familia. Esto implica la participación de aquellos miembros que trabajan en la empresa y aquellos que no. De esta manera, se garantiza el valor del proceso de elaboración del Protocolo que, en nuestra opinión, es tan importante como el documento en sí mismo.

Las reuniones familiares para la elaboración del Protocolo, en las que se intercambian opiniones, se abordan temas que nunca quisieron tocarse por temor a los enojos, se llegan a acuerdos, entre otros, son los aspectos más importantes y enriquecedores en lo que al Protocolo respecta.

Es importante señalar que el éxito del Protocolo Familiar está en lograr que los integrantes de la familia participen de las reuniones de manera activa y aborden los temas con criterios abiertos. De esta manera se garantiza arribar a consensos sobre los diferentes temas tratados en beneficio de todas las partes.

Para iniciar el proceso del Protocolo Familiar es fundamental contar con la decisión de hacerlo por parte del fundador. El motivo principal por el cual los fundadores no desean trabajar en este proceso es evitar tratar ciertos temas que pueden generar conversaciones que sean no muy agradables.

Desde el punto de vista de los sentimientos esta es una decisión comprensible. Ahora bien, en muchos casos esta no es una decisión positiva para la siguiente generación.

En efecto, cuando el fundador no desea trabajar en la sucesión, en la cual el Protocolo Familiar es una herramienta muy interesante, lo que ocurre es que una vez que el mismo ya no esté físicamente, sus hijos y eventualmente su cónyuge si le sobrevive, deben asumir el mando de la empresa sin tener, en general, las herramientas para hacerlo con la eficacia y la eficiencia que lo hacía el fundador.

Es importante señalar que existen mucho mayores posibilidades de éxito si la transición de la primera a la segunda generación se trabaja con la presencia del fundador puesto que el mismo lleva la impronta de la empresa y puede aclarar cualquier tipo de dudas que tengan los hijos sobre determinados temas, lo cual, obviamente, será imposible, si el mismo ya no está físicamente al momento en que se realice la transición.